জনপ্রশাসন মন্ত্রণালয়ের নির্ধারিত প্রক্রিয়া অনুসরণে গেজেট বিজ্ঞপ্তির মাধ্যমে ভারপ্রাপ্ত সচিব হিসাবে নিয়োগ ও দায়িত্ব প্রদান ছাড়া দায়িত্বপালনকারী কর্মকর্তা ভারপ্রাপ্ত সচিব পদবি ব্যবহার করতে পারবেন না।

মন্ত্রণালয়, বিভাগ, দপ্তর, স্বায়ত্তশাসিত, আধা-স্বায়ত্তশাসিত সংস্থা, সংবিধিবদ্ধ সংস্থা এবং বিভিন্ন করপোরেশনের শূন্য পদে চলতি ও অতিরিক্ত দায়িত্ব প্রদানে জনপ্রশাসন মন্ত্রণালয়ের নতুন নীতিমালায় এ কথা বলা হয়েছে।

তবে সচিব বিদেশে অবস্থান বা অন্য কোনো কারণে সাময়িক সময়ের জন্য সচিবের দৈনন্দিন বা জরুরি সরকারি কার্যাদি সম্পাদনের জন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মচারী তার নিজের পদবি ব্যবহার করবেন। নিজের পদবির সঙ্গে সচিবের রুটিন দায়িত্ব শব্দসমূহ যোগ করতে পারবেন।

মঙ্গলবার জনপ্রশাসন মন্ত্রণালয় থেকে চলতি ও অতিরিক্ত দায়িত্ব প্রদানের এ নীতিমালা প্রকাশ করা হয়।

নীতিমালায় আরও বলা হয়, কর্মচারীদের জ্যেষ্ঠতা নির্ধারণে জটিলতা সৃষ্টি হলে চলতি দায়িত্ব প্রদান করা যাবে। নিয়োগবিধি তৈরিতে বিলম্ব হলে এবং পদটি দীর্ঘদিন খালি রাখা সমীচীন না হলে চলতি দায়িত্ব প্রদান করা যাবে। পদোন্নতি দিতে গিয়ে দেখা গেছে পদোন্নতি যোগ্য কোনো কর্মচারী নেই এমন পরিস্থিতিতেও চলতি দায়িত্ব দেওয়া যাবে। এ ছাড়া কোনো একটি পদে জনবল নিয়োগের ওপর আদালত যদি স্থগিতাদেশ বা নিষেধাজ্ঞা প্রদান করেন তাহলে ওই পদে চলতি দায়িত্ব প্রদান করা যাবে।

নীতিমালায় চলতি দায়িত্বের সংজ্ঞায় বলা হয়, সাময়িকভাবে কোনো কর্মচারীকে তার মূল পদের পরবর্তী উচ্চতর কোনো প্রকৃত শূন্যপদে দায়িত্ব প্রদানকে চলতি দায়িত্ব বোঝাবে। যে তারিখ থেকে চলতি দায়িত্ব প্রদান করা হবে ওই তারিখ উল্লে­খ করে অফিস আদেশ জারি করতে হবে। চলতি দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মচারী তার পূর্বের পদের দায়িত্ব হস্তান্তর করে চলতি দায়িত্বের পদে যোগদান করবেন। চলতি দায়িত্বের মেয়াদ হবে ৬ মাস। এর বেশি সময় কাউকে চলতি দায়িত্ব প্রদানের দরকার হলে ৬ মাস শেষ হওয়ার আগেই পদোন্নতি কমিটি বা বোর্ডের অনুমোদন নিতে হবে।

সন্তোষজনক সার্ভিস রেকর্ড না থাকলে চলতি দায়িত্ব দেওয়া যাবে না। নব নিয়োগপ্রাপ্ত কোনো কর্মচারী চাকরিতে স্থায়ী না হলে এবং শিক্ষানবিশকাল পূর্ণ না হলে চলতি দায়িত্ব দেওয়া যাবে না। তবে বিদ্যমান নিয়োগ বিধিমালায় উলি­খিত ফিডার পদধারীদের মধ্যে থেকে চলতি দায়িত্ব দেওয়া যাবে। কোনো কর্মচারীর নামে বিভাগীয় বা ফৌজদারি মামলা থাকলে তাকে চলতি দায়িত্ব দেওয়া যাবে না। নবসৃষ্ট সরাসরি নিয়োগযোগ্য পদে চলতি দায়িত্ব দেওয়া যাবে না। তবে পদোন্নতিযোগ্য পদে চলতি দায়িত্ব প্রদান করা যাবে।

চুক্তিভিত্তিক নিয়োগপ্রাপ্ত বা প্রকল্পে কর্মরত কর্মচারীকে চলতি দায়িত্ব দেওয়া যাবে না। সুপিরিয়র সিলেকশন বোর্ডের (এসএসবি) আওতাধীন পদগুলোতে চলতি দায়িত্ব দেওয়ার ক্ষেত্রে প্রশাসনিক মন্ত্রণালয়ের সচিব অথবা সিনিয়র সচিবকে সভাপতি, জনপ্রশাসন ও অর্থ বিভাগের একজন করে যুগ্মসচিবের সমন্বয়ে গঠিত কমিটির সুপারিশ থাকতে হবে। এছাড়া আইন দ্বারা সৃষ্ট প্রতিষ্ঠানের যে সব পদে সরকার নিয়োগ দেওয়ার বিধান রয়েছে সে সব পদে চলতি দায়িত্ব দেওয়া যাবে না।

জারি করা নীতিমালায় অতিরিক্ত দায়িত্বের সংজ্ঞায় বলা হয়, অতিরিক্ত দায়িত্ব বলতে সাময়িকভাবে কোনো কর্মচারীকে তার মূল পদের অথবা গ্রেডের অথবা সমপদ বা সমগ্রেডের কিংবা ক্ষেত্রমত নিচের পদে নিজ দায়িত্বের অতিরিক্ত অন্য কোনো শূন্য পদের দায়িত্ব দেওয়া।

অতিরিক্ত দায়িত্ব প্রদানের বেশকিছু শর্তারোপ করা হয়েছে। এতে বলা হয়, সাময়িকভাবে শূন্যপদে সমপদধারীদের মধ্য থেকে অতিরিক্ত দায়িত্ব প্রদানে অগ্রাধিকার পাবেন। প্রকল্প থেকে আসা কোনো কর্মচারী রাজস্ব বাজেটে নিয়মিত না হলে তাকে অতিরিক্ত দায়িত্ব দেওয়া যাবে না। চুক্তিভিত্তিক নিয়োজিত অথবা প্রকল্পে কর্মরত কোনো কর্মচারীকে অতিরিক্ত দায়িত্ব দেওয়া যাবে না। কোনো কর্মচারী সাময়িক বরখাস্ত হলে তার বরখাস্ত আদেশ প্রত্যাহার না হওয়া পর্যন্ত ওই পদে অতিরিক্ত দায়িত্ব দেওয়া যাবে না।

পদবি ব্যবহার বিষয়ে নীতিমালায় বলা হয়- মন্ত্রণালয়, বিভাগ, সংযুক্ত দপ্তর, অধস্তন অফিস, স্বায়ত্তশাসিত, আধা স্বায়ত্তশাসিত সংস্থা প্রধানের চলতি দায়িত্ব পালনকালে কর্মচারী তার পদবির সঙ্গে ভারপ্রাপ্ত শব্দ যোগ করে ব্যবহার করবেন।

মন্ত্রণালয়, বিভাগ, সংযুক্ত দপ্তর, অধস্তন অফিস, স্বায়ত্তশাসিত, আধা স্বায়ত্তশাসিত সংস্থার প্রধান ব্যতীত অন্য কোনো পদে দায়িত্ব পালনকালে দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মচারী উচ্চতর পদবি ব্যবহার করবেন। উচ্চতর পদবির সঙ্গে চলতি দায়িত্ব শব্দগুলো যোগ করতে হবে।

মন্ত্রণালয়, বিভাগ, সংযুক্ত দপ্তর, অধস্তন অফিস, স্বায়ত্তশাসিত, অধা স্বায়ত্তশাসিত সংস্থা এবং বিভিন্ন করপোরেশনের অতিরিক্ত দায়িত্ব পালনকারী কর্মচারী তার দায়িত্বপ্রাপ্ত পদবি ব্যবহার করবেন এবং পদবির সঙ্গে অতিরিক্ত দায়িত্ব শব্দদ্বয় যোগ করতে হবে।

তবে নিচের পদের অতিরিক্ত দায়িত্বপালনের ক্ষেত্রে অতিরিক্ত দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মচারী তার মূল পদের পদবি ব্যবহার করবেন।